Czy e-dziennik wymaga zgody rodziców? Kiedy szkoła potrzebuje zgody

Nie, e-dziennik nie wymaga zgody rodziców. Szkoła prowadzi dziennik na podstawie Prawa oświatowego i rozporządzenia o dokumentacji przebiegu nauczania, a UODO pisze wprost, że zgoda nie jest podstawą prowadzenia dziennika elektronicznego. Zgoda jest potrzebna tylko tam, gdzie żaden przepis nie daje szkole podstawy — np. przy publikacji zdjęć uczniów w internecie.

Na jakiej podstawie szkoła przetwarza dane

Szkoły, organy prowadzące i nadzór pedagogiczny przetwarzają dane uczniów i rodziców w zakresie niezbędnym do realizacji zadań z ustawy (art. 30a ust. 1 Prawa oświatowego). W języku RODO większość tego przetwarzania opiera się na obowiązku prawnym albo na zadaniu realizowanym w interesie publicznym (art. 6 ust. 1 lit. c i e RODO). Zgoda (lit. a) to wyjątek: stosuje się ją wtedy, gdy innej podstawy nie ma.

Administratorem danych jest szkoła, za którą działa dyrektor — nie nauczyciel. Nauczyciel przetwarza dane z upoważnienia szkoły i na jej polecenie.

E-dziennik: podstawa w przepisach

Dziennik lekcyjny to dokumentacja przebiegu nauczania, którą szkoła prowadzi z mocy prawa (art. 47 ust. 1 pkt 7 Prawa oświatowego i § 21 rozporządzenia MEN z 25 sierpnia 2017 r. w sprawie sposobu prowadzenia dokumentacji). Dziennik może być prowadzony w formie elektronicznej, a za zgodą organu prowadzącego — wyłącznie elektronicznie. To zgoda organu prowadzącego, nie rodziców.

Rozporządzenie stawia e-dziennikowi wymagania: ochronę przed dostępem osób nieuprawnionych i przed utratą danych, rejestr historii zmian oraz bezpłatny wgląd rodziców w zakresie dotyczącym ich dzieci (§ 21 ust. 3). Rodzic widzi więc dane swojego dziecka — i tylko swojego.

Szkoła niepubliczna (poza szkołą artystyczną) prowadzi dokumentację przebiegu nauczania ustaloną dla szkół publicznych (art. 14 ust. 3 pkt 4 Prawa oświatowego), więc i tam e-dziennik nie wymaga zgody.

UODO w materiałach dla szkół z 2020 r. ujął to jednoznacznie: „Zgoda nie jest podstawą prowadzenia dokumentacji nauczania w formie dziennika elektronicznego”. Według UODO zgoda nie jest też potrzebna na narzędzia do nauki zdalnej wdrożone przez szkołę.

Dlaczego formularz „zgody na e-dziennik” to błąd

Zgoda w rozumieniu RODO musi być dobrowolna i można ją w każdej chwili wycofać (art. 7 ust. 3). Jeśli szkoła prosi o „zgodę” na coś, co i tak musi robić, sugeruje rodzicom wybór, którego nie ma. Co miałoby się stać po odmowie albo wycofaniu zgody — szkoła przestałaby prowadzić dziennik? Taki formularz wprowadza w błąd i podważa zaufanie do tych zgód, które naprawdę są potrzebne.

To samo dotyczy innych zadań szkoły wynikających z przepisów, np. orzeczeń i opinii poradni czy informacji o zdrowiu i diecie dziecka, które rodzic przekazuje dyrektorowi szkoły publicznej (art. 155 Prawa oświatowego).

Bez zgody, ale z prawem sprzeciwu

Według poradnika UODO dla szkół zgody nie wymagają też typowe formy wyróżniania uczniów w szkole:

• nazwiska wyróżnionych na szkolnej tablicy,
• podpisy pod pracami uczniów na wystawie w szkole,
• odczytanie nazwisk nagrodzonych podczas uroczystości.

Szkoła realizuje tu swoje zadanie (art. 6 ust. 1 lit. e RODO), ale rodzic może wnieść sprzeciw (art. 21 RODO). Wtedy szkoła go rozpatruje.

Kiedy zgoda jest potrzebna

Zgoda rodzica — albo pełnoletniego ucznia — jest potrzebna m.in. gdy:

• szkoła publikuje zdjęcia uczniów na stronie internetowej lub w mediach społecznościowych,
• uczeń bierze udział w konkursie organizowanym przez firmę, fundację lub inny podmiot spoza systemu oświaty —

zgody nie może udzielić dyrektor w imieniu uczniów,

• firma zewnętrzna chce przeprowadzić imienną ankietę wśród uczniów,
• absolwent prosi o dane kontaktowe kolegów na zjazd klasowy.

Gdy rodzic pyta, czy musi coś podpisać, warto umieć odpowiedzieć jednym zdaniem: e-dziennik — nie, bo wynika z przepisów; zdjęcia na stronie szkoły — tak, i zgodę można w każdej chwili wycofać. Wątpliwości kierujesz do dyrekcji lub inspektora ochrony danych.

Najważniejsze w skrócie

• E-dziennik szkoła prowadzi z mocy przepisów (art. 47 ust. 1 pkt 7 Prawa oświatowego, § 21 rozporządzenia

o dokumentacji) — zgoda rodziców nie jest potrzebna.

• Rodzic ma bezpłatny wgląd tylko w dane swojego dziecka.
• Prośba o zgodę na coś, co szkoła musi robić, wprowadza w błąd, bo zgodę można wycofać.
• Wyróżnienia na tablicy i nazwiska nagrodzonych na uroczystości — bez zgody, ale z prawem sprzeciwu.
• Zgoda jest potrzebna m.in. przy publikacji zdjęć, konkursach zewnętrznych i imiennych ankietach firm.

Stan prawny: październik 2026 r. Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje porady prawnej ani procedur obowiązujących w Twojej szkole.